職務経歴書の書き方で書類選考通過に差がつく

たとえ同じ学歴・職歴だったとしても、職務経歴書の書き方次第で書類選考通過するしないが変わります

採用担当者は大量の書類の選考をおこなっているので、書き方のコツを知らずに書き進むだけでは人事の目に留まらずあまり読まれもせずに落ちてしまうこともあります

会社の採用担当者として1,000人以上の採用面接を実施してきた経験から、書類選考通過に差がつく書き方を紹介します

この記事を書いた人

職務経歴書の役割とは

職務経歴書は、応募者の実務経歴を記載するものです

採用担当者は、職務経歴書の中で上記内容を確認し、求人票の応募要件にマッチする経験を持っているかを確認します

さらに、

などの項目で、仕事に対する姿勢や意欲を測り、書類選考の合否判定を決めることになります

職務経歴書と履歴書の違い

大きな違いは履歴書は形式が決まっているものに対して、職務経歴書の形式に決まりがありません
そのため、書く人によって記載内容のレベル差が広がってしまいます
だからこそ、採用担当者は職務経歴書を重要視して書類選考をしています

ただし、では「どこかのサイトを参考にそのままの文章を書きこんで・・」だとそれはそれで、個性のない文章でかえって悪目立ちしてしまいます

種類	履歴書	職務経歴書
形式	フォームが決まっている	特に決まりはない
サイズ	A４×2枚またはA3	A4数枚(決まり無し)
目的	氏名・住所・年齢・学歴・職歴等の基本情報を伝える	実務経験・スキル・実績・自己PR等を伝える

職務経歴書に最低限必要な項目

ここでは、職務経歴書として成立するための最低限必要な項目を記載します

理由については、後述で説明しています

職務経歴書フォーム

職務経歴書のフォームに決まりはありません
検索をすればいろいろなサイトでフォームを提供していますので、好きなフォームを選んで良いです

ハローワークインターネットサービス　履歴書・職務経歴書の書き方
職務経歴書の作り方

採用担当者が書類選考をする過程

書類選考手順は会社によるところはありますが、大量の応募がある会社では、1人目が第1次書類選考をして、2人目が第2次選考というケースもあります
基本的なところを押さえていないと、第2次選考にもたどり着かない内に書類選考落ちになることもあります

書類選考通過のために、気をつけなけばならない点を順を追って紹介します

採用担当者が一番最初に気になるところ

採用担当者が応募者の書類を開くと、内容よりも先に、書類全体が目に飛び込んできます

私も経験ありますが、A4一面に改行も最小限に文字ばかりが並んでいて目がチカチカするものもありましたし、余白も無くギチギチに思いを詰め込んで、かえってどこに何が書いてあるのか、こちらが注意深く見ないとわからないようなものもあります

これでは、どんなに良いことを書いてあっても、採用担当者が選んでくれません

これもあれも伝えたいという自分視点だけではなく、レイアウトを工夫したり、文字の大きさや行間など、全体の構成を考えましょう

相手が読みやすい構成・バランスを考慮して作成する

採用担当者が読み進んでガッカリすること

採用担当者が残念に思う時は、

・学歴や職歴の年月誤り、書類作成日の誤りなど、時系列に不自然なところがある
・誤字・脱字、印刷が途中で切れている

上記のようなものを見つけてしまった時です
こちらについても、内容以前の問題です

こういうところで、業務の正確性を疑われてしまう可能性もあります
注意して何度もチェックすることを忘れずに

実は基本的な部分で書類選考落ちしていて、
工夫して時間をかけて作成した中身は実はあまり読まれていなかったというケースもあるかもしれません

誤字・脱字、経歴の年月等に誤りがないかチェックする

採用担当者が途中で離脱したくなる時

文章がやたらと長く、結局何を伝えたいのかが不鮮明なものも見かけます

文章は必要以上に長くせず要点をまとめる、適度に改行を入れるなど、あなたのことを全く知らない人が読むのだということを意識して記載するようにしましょう

自分本位な文章にならないように気をつけましょう

職務経歴は具体性を持って記載する

「職務経歴書に最低限記載する項目」の項で、追加して記載した方が良い項目をあげました

上記はなぜあると良いのかを「労務業務に応募した職務経歴書」を例として説明していきます

1. 従業員数と所属の構成人数からわかること

従業員数で、在籍している会社の規模を知ることができます
プラス所属人数でどのくらいのボリュームの業務を担当されているのかも想像することができます

ただし、それだけで判断するのは材料が少ないのであくまでも想像の域を出ることはありません
それでも、50人の会社で労務業務の経験があるのと、300人・1000人の会社では、業務の進め方が変わり、経験の種類が変わってきますので、採用担当者はまず在籍していた会社の規模感を把握してから経験した業務を見ていくことになります

2. 職務経歴書で業務習熟度をアピールする

次は、

・主な職務の具体的内容
・特筆すべき実績

について説明していきます

まずは上記に示した職務経歴書(例)を見てみましょう
・ 勤怠チェック
・ 給与計算、年末調整
・ 年末調整
・ 社会保険取得喪失手続き
など、経験した業務は何かを把握することができます

ただし、これだけだと

・その業務を、どのぐらい理解してきたのか
・その業務の、どのぐらいの範囲を担当してきたのか

などがわからず、その人の現在の業務習熟度を書面から測ることができません

年齢によってもアピール方法が変わる

ただし、20代であれば上記記載だけでもまだ通用するかもしれません

と採用担当者が見て、「一旦会ってみよう」と考えてくれる可能性があるからです

このように、20代ならばまだ業務習熟度までは重要視されない採用もあります

たとえば、給与計算事務ひとつとってみても、次のような業務へのかかわりが注目されるようになります

・定型的な業務だけをしていたのか、運用構築にもかかわってきたのか
・給与計算事務の重要ポイント、労務関連法令を理解して業務していたのか

このような
業務の経験の広さ(幅)だけではなく、業務へのかかわり(深度)も重要なのです

そのため、職務経歴書(例)にそって追加するとしたら、
・ 主な職務の具体的内容　←法令改正に伴って必要な業務フローの変更案の作成と教育　
・ 特筆すべき実績　←プロジェクトに参画して給与計算システムを導入、業務時間を〇時間削減させた
などの記載をすることで、労務業務の習熟度合が見えてくるようになります

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3. 退職事由は書いた方が良い?

最後に、退職事由についてですが、こちらは「全員が記載した方が良い」、というわけではありません

退職事由を記載した方が良い人は「転職回数が多い人」です
もちろん絶対に記載する必要はありません、私からのおススメなだけです

なぜ記載した方が良いかというと、採用担当者は、

と疑うわけです
そのため、その疑いに対して、書類選考の時からその回答を記載してあげるのです

まず、自身の転職遍歴について振り返ってみましょう

・なぜ転職する必要があったのか
・転職することで得ることができたことは何だったのか
・今回はすぐ転職しない確固たる理由があるか

などを自身の中で確認します
その中で前向きな転職理由を記載してください

ただし、会社によっては、「〇社以上転職している人はカット」というように、理由うんぬんではなく、はじめから選考のテーブルから外されてしまう場合はあります

それはもうあきらめて、切り替えて次の会社を探しましょう

4. PCスキルを書きましょう

PCスキルについても、最低限「ワード」「エクセル」「パワーポイント」について記載した方が良いでしょう、次に記載した業務が可能かの判断が出来るように記載いただけると良いかと思います
・作られたファイルの加工ならばすることが出来る
・一から文書・表計算・プレゼン資料が作成することが出来る

また、PCスキルとは別になりますが、労務事務・経理事務の経験がある方は、使用していた「給与計算ソフト」「会計ソフト」も書いておくようにします

職務経歴書には実現してきた成果を書きましょう

過去やり遂げたことについて記載するようにしましょう
特筆すべき実績と重複するような内容もあるので、どちらに記載しても構いません
自己PR欄に書いても良いと思います

記載する時は、その事実だけを書くのではなく、自身がその時に考えたことや、周りに与えた影響なども記載します

その業務で自分が工夫してきたこと
取り組んできた業務改善の内容
何に重きをおいて仕事をしてきたか

そのエピソードから見えてくる、
・ あなたは何にこだわりを持ち、どんな行動を起こせるのか
・ 主体性を持った行動ができるのか
という内容に、採用担当者が興味を持ってくれる可能性が高くなるでしょう

志望動機はできるだけ自分の言葉で書きましょう

志望動機を記載する欄は、アピールできる重要な部分です
それなのに、ネットの中の記載例を参考にして記載されているのかな?
と思ってしまうような同じような内容も多いので、ガッカリポイントのひとつだったりしています

応募動機は自己表現の場

応募動機は自分表現の場です
・ 失敗したくない
・ 一定レベルの書き方はしたい
という気持ちでネット検索してしまうのかもしれませんが、ここは頑張って自分の言葉を使って書いて欲しいです

子育て中のママが職務経歴書を記載する場合の注意点

採用時に子持ちで働くママを採用しないことは法律上問題はないので、子持ちだというだけで書類選考が通過できない会社は一定数あると思います

そういう会社はそういうものだと割り切って、人物&経験重視で採用してくれる会社を探していきましょう

また、転職先で入社当初から時短勤務を希望しているのならば、それは最初から会社に伝えるべき内容です
職務経歴書に記載する、または転職エージェントを通して応募している人であれば、転職エージェントから会社に事前に伝えてもらうようにしましょう

会社も何かしらの事由で採用活動をしているわけですから、例えば前任者が残業多めだったポジションの採用だったのに、面接ではじめて時短勤務希望という事実を知らせて、ほぼ合格の見込みのない面接に時間を割くよりも、事前に採用担当者が理解した上で面接に進んだほうが双方メリットがあると思います

そして、それと同時に働くことの意欲を強くアピールすることを心がけましょう
職務経歴書の志望動機欄で、入社した時にどのように働きたいと考えているかを記載します

求人サイトから応募する際の注意点

求人サイトからの応募数はとても多く、志望意欲が高い人から、数打てば当たる的な発想で応募している人まで本当に大量の方より応募をいただくケースが多いのです

記載項目欄に空白があると、応募意欲が低い人と判断され、書類選考で落とされてしまう可能性があります
なので、志望意欲が高い応募の時は、書類で目が留まるように、できるだけ多くの記載をすること、たとえ複数の会社に応募してようと、同じ志望動機を使いまわさないことが突破の秘訣です

複数の職種で同時に活動する場合の注意点

本来は同じ職種でも同様なのですが、違う職種に応募する場合は、同じ職務経歴書を使いまわすことは絶対に避けるようにしてください

自身の過去の経歴から記載する自己PRや、その会社のその職種に応募したい理由が全く同じということは無いはずです

複数の職務経歴書を作成するのは大変かもしれませんが、その丁寧な作業が相手に伝わり書類選考通過につながりますので、一つ一つ作るようにしてください