【総務部に転職したい人必見】管理部門統括経験者が未経験でも採用されるコツを解説

管理部門(経理・総務・人事)解説シリーズ経理編です
管理部門は、事業運営に直接かかわる営業や生産部門を支える会社全体にとっては欠かせない部門です
今回は、その中でも経営戦略として重要な役割を担う人事について説明します
誰でも最初は未経験から始まります　管理部門に興味がある方はご参考にされてください
今回は総務編です、未経験で総務部に転職したい方へ、どんな人ならば採用されるのかを管理部門を統括してきた経験を元に解説します

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総務の仕事を知って自分の適正を考えてみる

総務と聞いてどのような業務を思い浮かべるでしょうか？
「コピー機壊れたら総務に相談！」みたいなことを想像する方もいるでしょうし、株主総会のような一大イベントを想像する人もいるかもしれません

管理部門の仕事はどの部署も幅広い業務を担当しているのですが、総務業務の業務の種類の量には負けてしまいます

今回は総務の仕事紹介です
未経験で総務に転職したいと思っていた方だけではなく、
・総務在籍中で転職を考えていた
・社内異動で総務になって、これは良い事？もしかして左遷人事？と悩んでいる方
・会社の総務部はそもそも何をしている部署なのか知りたい
など、多くの方のご参考になればと嬉しいです

総務の仕事は無限大

私は「これは総務じゃない」という仕事はほとんどないような気がしています

総務責任者をしていた時も、メンバーには「総務は何でも屋さんだと思ってくださいね、何か困って相談してきているのだから、その部署で解決できないのならば、私たちが解決するしかないのだからね」と言ってきました

そのため、
・自分の仕事はここまでと決めて困っている社員に声をかけられないような人
・いつも苦虫をかんだような顔でパソコンに向かっていて声をかけるなオーラ満載の人・総務のあたりをウロウロしている社員を無視してしまうような人
は、総務部には合わないかもしれません

総務はすべての社員にオープンな部署です
仕事に大小つけることなく、すべての仕事に真摯に取り組む姿に、社員のみなさんは総務部に感謝し、いい会社に入ったなとエンゲージメントを高めてくれるのではないでしょうか

総務に配属されたのに言われたことだけやって帰るなんてもったいないです、
私は総務の仕事は愛すべき業務だと思っています

未経験でチャレンジ | 総務に向いている人

総務部は管理部門の中で比較的未経験者採用の機会が多い部署です
それは、総務部に要求される仕事がとても多く、その対応が出来る人材は総務部での経験がある人に限定されず、他の部署での経験が活きる仕事が多いからです

もし管理部門に興味があるのであれば、事務の経験がないから採用されないだろうなと諦める必要はありません
まずは仕事の内容を知り、やってみたい仕事だと思ったら積極的にチャレンジしてみてはいかがでしょうか

人に頼られることが好きな人・人に感謝されることを身近に感じられる仕事をしたい人

総務にはいろいろな相談ごとが舞い込んできます
・コピー機が動かなくなってしまった
・落とし物を拾ったけどどうしたら良いかわからない
・備品を借りたいがどうすればよいかわからない
・郵便の出し方がわからない
・会議室の予約の仕方がわからない
社内には毎日のように困った顔でうろうろしている社員がいるはずです
そういう社員の「困った！」をひとつひとつ解決してあげると、社員はほっとした顔になって、ありがとうと感謝の言葉をかけてくれるでしょう

仕事に前向きな人・自分からアイデアを出したり考えたりすることが好きな人

社員の困りごとを直接解決することも大切ですが、そもそも困らないような環境を作るのも総務の仕事です
・備品貸出に困らないように、グループウェアを誰でもわかりやすい見やすい形にしよう
・会議予約をシステム化しよう
・社員がもっと快適に働けるようにレイアウトを工夫しよう
・お客様が受付で困らないように案内板を置こう
など、会社全体の改善は総務の人が率先してやっていかないとなかなか変わらないものです

そのため、自ら考え行動することが好き、他の人たちが快適に過ごせるようにするにはどうすれば良いのかを考えるのが好きという方には実現できることがたくさんあります

いろいろな方と協力して仕事することが好きな人

総務は社内の人だけでなく、外部の業者さんとのかかわりも多い仕事です
社内のレイアウト変更をするとなったら、業者さんといろいろ相談しながら進める必要があります
社員のための飲料水・コーヒーなど導入しようとなっても、業者選定するために連絡を取る必要があります
積極的に人とかかわらないと進められない仕事がとても多いので、人と関わることが好きな人には合う仕事です
人と関わる仕事というのは、営業職でなくとも事務部門でもあるものです

マルチタスクな仕事をこなせる人

総務はひとつのことに集中して業務をしようと思っても、声を掛けられ対応したり、急に一番の優先事項が舞い込んで対応したりすることもあります
そのため、同時進行で複数の業務を進めなくてはならない状況が生まれます
このように瞬時に業務の優先順位を見極めて進めていく仕事スタイルが面白いと思う人には総務に向いていますし、パニックになってしまう人は総務は難しいかもしれません

未経験で採用されやすい仕事

総務には経験が無くても取り組める仕事も多くあります、たとえば
・会社の事務用品や備品を管理し、補充手配をする
・社員が飲むお茶・コーヒーなどを準備し、補充やメンテナンス手配をおこなう
・会社に届く郵便物や荷物を受け取り、各部署に届ける
・社員の名刺手配をおこなう
などは、事務経験がなく、はじめて総務に採用された時に従事する仕事として多いと思います

上記した仕事は比較的簡単な業務ではありますが、単純に手配するだけの仕事と考えるのか、
コスト削減のために業者比較をしたり、社員がさらに喜んでくれる内容にするにはどうしたら良いかと考えて行動するかで業務内容は大きく変わります

最初は比較的簡単な業務担当となっても、考え次第でどんどん業務を任されてプロフェッショナルとして経験値をあげていくことが出来ます

次は、総務の主な業務を紹介します

総務はとても専門性が高い仕事

総務は普段社員が見えていないところでも忙しく動いています、そして会社が社会的に認められた位置であり続けるためにも様々な業務をこなしています

オフィスの環境整備(ファシリティ管理業務)

社員のオフィス環境が悪ければ、社員のやる気も下がり業務効率性の低下を引き起こします

オフィス移転であれば新オフィス選定からデザイン決定、必要な備品・複合機などの購入・契約など、社員が快適に働けるように隅々まで配慮しなければなりません

また、総務は会社の多くの予算を動かす場所です
計画した後も見込んでいたランニングコストが過剰になっていないか等も管理せねばなりません

会社の規程類・文書などの管理

各部署が適正に業務し法令違反にもならないよう、規程を作成し、運用します
また、業務運用に必要な文書を管理し、セキュリティ事故が発生しないような社内環境を作る必要があります
会社運用上には重要事項も多いので、稟議書等重要決裁事項が正しく運用されていることを残すため、厳格に運用せねばならないものもあります

広報・社内通知管理

広報が無い会社であれば、会社ウェブサイトや社内グループウェアの運用、社員全員に必要な情報が通知されるように管理するなどの業務も総務でおこなうことも多いです
多くの社員が同じ方向を向いて仕事をしていくために、発信業務ととても重要です

また、会社の周年行事などあれば、その準備や記念品の手配などを総務がやることとなります
日々のことから臨時のことまで、総務は本当に大変ですね

法務業務

法務が無い会社であれば、業務上必要な契約書のひな型管理、顧問弁護士とのやり取り、取引先や社員とのトラブルへの対応などもする必要があります
予期せず突然降ってくるわりに、業務ボリュームが多い仕事です

会議体管理

取締役会や経営会議など、会社の重要会議と定めている会議の議事録管理も総務のお仕事です
会社の経営方針が決定される会議であり、法令上や会計処理上必要な記載がされていることも必要なので、理解した上で対応せねばなりません

株主総会の運営

会社が上場すれば、多くの株主がいて、非上場とは格段にやらねばならない業務が増えています招集通知の作成や会場の運営、株式管理、重要なものなので計画的に進める必要があります

以上、総務部のおもな総務業務を紹介しました

まとめ

実際、総務はルーチンワークも多いので、そのような業務ばかりフォーカスされて、面白くない・大したことないという印象がある部署だったりするようです

しかしながら、個性がなさそうで、実は個性を発揮できる仕事、それが総務部の仕事
トレンドを把握して、会社全体の業務改革をしていかねば、なんかこの会社古臭いねという印象を持たれる会社になってしまうかもしれません